5 tips för bättre möten

 
Två uttråkade personer sitter vid ett mötesbord och balanserar pennor på näsan.
 

Som ledare sitter du säkert i otalet möten. Känns det som om alla möten motiverar och ger energi? Inte?

Inför årets andra kvartal har jag hört alldeles för många historier om dåliga möten som leder till omotiverade medarbetare, irritation och missnöjdhet.  Men det behöver inte vara så. Ett bra möte är ett möte som motiverar och ger inspiration. Det ska vara den energiinjektionen som tar er vidare i projektet, arbetsrelationen eller affärsstrategin.

Som en vårvind av hopp bjuder jag därför på 5 riktigt bra mötestips. Tipsen utgår från hur många personer med autism önskar få en arbetsuppgift beskrivna. Men tipsen är också utmärkta för att få bra möten. 

  1. Varför? Innan du kallar till ett möte ska du ha klart för dig vad syftet är. Kan du inte ge ett tydligt svar på varför ni ska ha mötet kan du bespara dig tiden och ställa in. Ju tydligare mötets varför är desto mer motiverande blir mötesdeltagarna och chansen att uppfylla syftet ökar. Målet med mötet styr också vilket sätt som är det bästa att organisera mötet på och vem det är som borde delta. Ett tydligt mål gör det också lätt att ta tillbaka tråden om diskussionen svävar iväg.
  2. Vem ska delta på mötet? Varför ska just de personerna delta? Många gånger kallar vi medarbetare "för att det kan vara bra". Men hur många gånger har du själv suttit på ett möte och känt att du borde göra annat istället? Med ett tydligt varför blir det tydligt vem som ska delta på mötet. Tänk ett extra varv vem som borde vara med. Känner du dina medarbetares alla styrkor? Om inte, är det hög tid att arbeta med inkludering och mångfald.
  3. Var? – Vilken lokal är mest lämpad för målet med mötet? Är det den vanliga konferenslokalen, ett mysigare soffmöte, ett kort möte framför en whiteboard, eller ska ni vara på någon annan plats. Boka lokal i god tid.  Behöver du boka en tillgänglig lokal för mötet? (se tidigare blogginlägg för tips). Meddela var ni ska vara och hur ni tar er dit om det inte är i era egna lokaler.
  4. När? – När är bästa tiden på dagen för ert möte? Är det på morgonen? Anpassa i så fall mötestiden så att alla oavsett förskolelämning, färdtjänstproblem eller annat hinner i tid till mötet. Undvik möten sent på arbetsdagen.. Uppge vilken tid mötet ska start och sluta. Glöm inte tid för paus. Håll alltid tiden.
  5. Hur? – Vad är det bästa sättet att hålla mötet på? Syftet med mötet avgör hur ni ska hålla mötet. Ett visionsmöte bör självklart ha ett annat upplägg än ett strikt beslutsmöte. Om ni har ett återkommande möte med samma personer är gemensamma spelregler en bra idé. Vad är viktigt för varje medarbetare för att få ut av och ge så mycket som möjligt till mötet? Min erfarenhet är att de team som har pratat om behov och styrkor också blir mer inkluderande och värderar varandras olikheter mer.

Vill du ha fler tips? I april och maj kommer jag att berätta om mina bästa tips för inkluderande presentationer på Möteskulturdagen i Malmö, Stockholm och Göteborg.  

I samband med Möteskulturdagen släpper jag min nya bok 10 tips för mångfald. En bok full med tips till företag som vill ta tillvara alla medarbetare och bli bättre på mångfald, jämställdhet och tillgänglighet. Bland annat ett helt kapitel om inkluderande möten. Du har chansen att lägga en förbeställning på boken! Mejla info@futurista.se och du får ett specialpris på 200kr (ordinarie pris 249 kr).