5 tips för en mindre stressig arbetsplats

Det här blogginlägget handlar om förebyggande arbetet för att mindre stress och hälsosammare arbetsmiljö. Nyckeln heter tillit.

Armar i olika hudfärger uppsträkta med tummen upp

Hög tillit i organisationen ger mindre stress och högre produktivitet och ökad innovation. Varför blir det så? Jo, när vi litar på varandra bildas något som heter oxyticin i hjärnan. Oxyticinitet ger energi på jobbet, bättre samarbeten och lojala medarbetare. Dessutom ökad empati och ökad tillfredställelse med livet i stort. Ingredienserna för en framgångsrik organisation.

Men hur skapar man en tillitskultur?  Paul J. Zak professor i ekonomi, psykologi och management på Claremont Graduate University i USA har studerat hur organisationer skapar tillit och kommit fram till 8 viktiga punkter. Här får du 5 av dem. Jag bjuder på tips om inkludering i varje punkt. Så att alla på organisationen inkluderas av tilliten.

1. Bekräftelse och validering. Att få bekräftelse att man gjort något bra har enligt Paul J. Sak den största effekten på tillit om det händer i samband med att till exempel målet är nått eller en medarbetare kom med en bra infallsvinkel, att det kommer från medarbetare, är oväntat, personligt och gärna framför andra. Här kommer ett inkluderingstips för att bekräfta alla medarbetare. Vi är snabba på att döma varandra. Om du har en uppfattning om att en medarbetare är riktigt kompetent så kommer du att vara positivt inställd till hen och ha lätt för att ge bekräftelse och validering. Tycker du att en kollega är knepig och krånglig blir hjärnan direkt mindre mottaglig för att hen har gjort något bra. Vi föredrar dessutom människor som ser ut och tänker på samma sätt som oss själva. Det finns sätt att komma runt det här genom strukturellt och långsiktigt arbete.

Alla människor har känselspröt som känner av om människor runt omkring oss vill oss väl eller inte. Att inte känna oss som en i flocken påverkar vår hälsa. Talaren och pedagogen Anna Tebelius Bodin gör förenklingen att hjärnan antingen uppfattar andra människor som ett hot eller belöning (egentligen avsaknad av hot). Vi har dessutom 5 gånger fler nervbanor kopplade till hot än till belöning. Så här gäller det att strössla med bekräftelse och validering.

2. Skapa goda relationer. Att lära känna varandra och vara social ger oxytocin och bidrar till tillit. Vi gillar den vi känner. Det ökar också organisationens produktivitet.  Så se till att ha gemensamma luncher, fikapauser, frukostar, kvällsaktiviteter. Att ha kul tillsammans är nyckeln till att lära känna varandra. I ett tidigare blogginlägg hittar du tips om sociala aktiviteter för alla. Att skapa goda relationer handlar också om att se och bekräfta varandra. Ibland med något så enkelt som ett hej.

Samtidigt som oxytocinet gör dig mindre stressad fungerar stress som en fiende till produktionen av stress. Rätt självklart då stress ofta gör att vi blir mindre sociala.  Så prioritera att ta den där kaffekoppen med kollegorna. De (kollegorna) kommer att göra dig mindre stressad.

3. Utmanande och rätt förutsättningar. Hjärnforskaren Katarina Gospics skriver i boken Neuroledarskap om att människors gener blir påverkade av utmaningar och god arbetsmiljö. Det i sin tur kan stärka hälsa, välmående och prestation. För att det ska fungera gäller att ha rätt förutsättningar i tid och resurser. Om du är ledare: Ta hjälp för att utmana normerna om vem som är kompetent och passande för jobbet. På så sätt kommer du att alla medarbetare verka under rätt utmaning och rätt förutsättningar. Eftersom både understimulering och för mycket att göra är grogrunder för stress är det här huvudingrediensen för en framgångsrik organisation.

4.  Tydlighet. Osäkerhet om organisationens mål, omorganisationer och beslutsvägar är exempel på otydlighet som skapar stress som i sin tur minskar oxitytocin och försämrar samarbeten. Jag har många vänner som har autism som önskar att de får svar på fem frågor när de ska utföra en uppgift.  Varför? När? Hur? Vem? Var? Frågor som är nödvändiga för några och ger tydlighet till alla.

5.  Sårbarhet. Vilken kultur råder hos er? Är det ok att säga ”jag inte vet eller jag förstår inte- kan du förklara mer?” eller håller de flesta inne med frågor och låtsas att dem kan? Här visar forskning att frågor istället för att säga hur något ska göras är ett effektivt sätt att skapa tillit. Men kan alla säga ”jag vet inte”? 

I förlängningen handlar det om alla kan vara sig själv på jobbet. Enligt en studie av Kenji Yoshino och Christie Smith från 2013 döljer grupper som till diskrimineringsgrunderna vem de är på jobbet men också 45% av vita heterosexuella män döljer något på jobbet eftersom de inte vill uppfattas som svaga.

Är du nyfiken på hur ni skapar en inkluderande tillitsfull organisation? Jag hjälper er gärna med rådgivning, strategiskt arbete och workshops.

 

3 styrkor efter utbrändhet

Vi är många som har jobbat oss sjuka. Ofta är det de vassaste och mest ambitiösa som blir utbrända. Och ofta är det kvinnor. Men hur är det att komma tillbaka till jobbet efter en utbrändhet? Ser vi någon som kommer tillbaka från utbrändhet som sjuk eller som en person med nya lärdomar och livserfarenhet? Hur vi bemöter varandra påverkar vem vi blir. Starka eller svaga.

Jag är en av alla som har gått in i väggen. Sedan skolåldern körde jag på med studier, jobb, engagemang och nya idéer som jag ofta tagit på mig att driva själv. Min vana var att jobba på tills det tog stopp. Då sov jag en dag eller tre. Laddade om och var snabbt uppe på banan igen. Tills det tog stopp. För mig sa det totalstopp våren 2014.  Vägen tillbaka är krokig. Och jag kommer nog för alltid att behöva jobba runt vissa områden på grund av den hjärnskada som utbrändhet faktiskt innebär. Men jag vill visa på hur utbrändheten har gjort mig klokare på jobbet.  Det gör jag för att bryta bilden av att den som en gång varit utbränd alltid och för alltid är skör och sjuk. Här kommer 3 av mina styrkor och insikter efter utbrändheten.

Flicka som är klädd till superhjälpte i position för att flyga

Arbeta klokt

Om jag har mycket att göra ser jag till att arbeta enligt varianter på Pomodorotekniken. Fokus på en sak i taget. Telefon och sociala medier stängda. Och jag tar pauser! Ibland ett glas vatten, ibland en galen dansstund till peppig musik. Här kan du läsa om varför pauser är så viktiga. Testa själv! Ställ telefonen på stör ej, stäng ner facebook och mejlen och kör i två pass i 25 minuter med en femminuterspaus mellan. Vad du gör under pausen ska passa dig! (Med hänsyn till kollegor givetvis). Delar du kontor? Testa att köra pomodorotekniken tillsammans. Det är att arbeta som hjärnan vill. Klokt alltså.

Omtanke och uppskattning

Jag uppskattade så att min chef sa ”Jag tror på dig. Ta din tid och kom tillbaka” när jag var blev sjukskriven. Men det som var ännu viktigare var att jag verkligen kände att orden var sanna när jag kom tillbaka till jobbet. Själv förändrades jag i grunden av att bli utbränd. Tidigare var jag en person som pressade mig själv och också andra i min närhet att prestera. Nu lägger jag fokus på det som är bra och fungerar, istället för på det negativa. Jag har lättare för att förstå andra och se människor styrkor än jag innan jag blev sjuk. Mycket på grund av att jag lyssnar både till mig själv och ser mina medarbetare för vem de är och hur de mår. Och jag är noga med att visa uppskattning till människor omkring mig.

Ramar ger frihet

Jag har blivit ett stort fan av tydlighet. Men vad är tydlighet för något egentligen? Jag har många vänner som har autism som gillar att få svar på fem frågor när de ska göra en uppgift. Fem frågor som gör det lättare för alla att frigöra energi och bli mer kreativa.

  • Varför? Ha alltid gemensamma och tydliga målsättningar varför ni gör något på jobbet.
  • Vem? Vem ska göra vad? Vilken kompetens behövs?
  • Var? Är det ett möte? Var är det bäst att vara? Själv koncentrerar jag mig bäst när det är välstädat och tyst omkring mig. Innan min jobbsjuka spelade det ingen roll. Så här i efterhand tänker jag att det borde ha varit en prioriterad fråga.
  • Hur? Vad är bästa sättet att lösa uppgiften på?
  • När? Hur ser tidsplaneringen ut? Är det hårda deadlines eller är de justerbara?

När ramarna är satta ger det frihet att bli fokuserad.
Nödvändigt för några, bra för alla.

7/10 döljer psykisk ohälsa för omgivningen

Att vara deprimerad, ha ångest eller panikångest är förknippat med skam. Men den skammen kommer delvis från hur vi pratar om personer med psykisk ohälsa. Är det något som är fullt normalt? Något som vi alla kan drabbas av, högpresterande likväl som soffpotatisen? Eller ser vi på dem av oss som är har psykisk ohälsa som svaghet och något som kanske går att träna sig frisk ifrån?

En person frågar: Are you okey? Den andre svarar: i'm fine men har ett svart monster som håller i hen bakifrån. På den svart monsterfiguren står det help, pain, sad, depression.

Vi är alla fyllda med fördomar om personer med psykisk ohälsa. Det gör att vi döljer när vi mår sämre. Det kostar individen i att den mår ännu sämre. Men det kostar även företaget som har en medarbetare som har psykisk ohälsa. Sjukskrivningar är det första vi tänker på. Men all den tid vi lägger på att dölja så kallade svagheter på jobbet är tid vi istället skulle ha lagt på att jobba.

Så för att lätta på skammen och förändra vår syn på psykisk ohälsa bjuder jag här på ett enkelt sätt som du kan påverka dina egna fördomar. Och inte bara om psykisk ohälsa.

Testa att säga Sara som är döv och jämför det med döva Sara.

Eller barn som kommit ensamma och Ensamkommande barn.

Att säga namnet eller personen först kallas för people first languge. Det förbättrar inte bara ditt bemötande av andra. Hur vi pratar om varandra påverkar också hur vi ser på varandra. En spännande studie på just bemötande av och fördomar om personer med psykisk ohälsa är gjord av Haag Granello och Gibbs har gjorts en studie och testat fördomar och bemötande av personer med psykisk ohälsa. Forskarna samlade en grupp frivilliga som de delade in i grupp A och B. Grupp A fick prata om psykiskt sjuka personer och grupp B pratade om personer med psykiska sjukdomar. Efter en stund fick alla deltagare träffa personer med psykisk ohälsa i en form av speeddating. Åter i grupperna skulle de beskriva sitt möte.

Nu kommer vi till det spännande: Grupp B som hade pratat om psykiskt sjuka personer beskrev personerna de mött med få och ofta mindre positiva ord. Grupp A som hade fått prata om personer med psykisk sjukdom beskrev människorna positivt med många fler detaljer om vad jobbade med, familj, intressen…

De hade alltså mött samma personer. Att du riskeras att förminskas till din sjukdom om du berättar om den är också en av förklaringarna till att 7/10 med psykisk ohälsa döljer det för omgivning. Så var observant på hur du själv tänker och pratar om andra. Du kan påverka dina egna fördomar och göra dig mer öppen för olikheter.

 

3 symtom 3 år efter utbrändheten

Det är 3 år sedan läkaren och försäkringskassan friskförklarade mig från utbrändhet och depression. Japp! Nu är jag frisk tänkte jag! Omgivningen likaså. Men så lätt är det inte.

Som egenföretagare tar jag såklart en risk att berätta det här. Men jag vet att vi är så många som upplever liknande saker och försöker dölja det både för oss själva och för kollegor och chefer. Så det här är för er. Och för dig som arbetsgivare för att lättare förstå hur ni kan skapa en arbetsmiljö för alla funktionsvariationer.

Jag hann stoppa min utbrändhet i tid och hade turen att få bra hjälp från vården, arbetsgivare och familj. Andra har fallit ännu djupare. Och ju djupare desto fler symtom och värre hjärnskada.
Här är mina 3 starkaste symtom 3 år efter:

Kvinna framför sin dator lutar huvudet i handen och blundar.
  1. Sömnbrist= tappat närminne. Ju sämre jag sover desto mer förvirrat kan det bli. Jag glömmer detaljer eller stora saker jag ska göra. För ett par veckor sedan blev det tydligt då jag bokade luncher med två olika företagsrepresentanter. Problemet var bara att jag hade sovit på akuten natten innan med allt vad det innebär (det var ingen fara). Konsekvensen blev att jag dagen efter snurrade ihop datumen och skrev att båda luncherna skulle ske i september. Oj vad jag skämdes veckan efter när min lunchträff undrade var jag var. Innan min utbrändhet hade det här inte hänt. Det gör att när det nu händer missar så tar de energi. Jag lär mig att försonas med den jag är och samtidigt alltid dubbelkolla om jag gör saker när jag sovit rejält illa. Eller ta hjälp av samarbetspartners som med förståelse kan påminna mig.
  2. Ljudkänslighet. Den här är så vanlig för så många! Innan min utbrändhet hade jag inga som helst problem med bullriga miljöer. Jag la aldrig märke till kollegor, maskiner eller trafikbuller. Numera är den värsta plats jag vet busshållplatserna på Slussen i Stockholm. För er som inte har varit på Slussen så går det att beskriva som ett betonggarage med högljudda bussar, tunnelbanan som rasslar ovanpå och avgaser som gör att det känns svårt att andas. Att byta till buss vid Slussen tar numera så mycket energi att jag inte kan planera in något mer den dagen.  Om jag ändå har ett möte som kräver bussbyte vid Slussen eller annan bullrig miljö är mitt trick att alltid ha hörlurar i öronen. Utan musik fungerar det bra som ljuddämpning.
    Ljudkänslighet gör också att jag har svårt att koncentrera mig i kontorsmiljöer eller på caféer. Det är jag inte ensam om. Våra hjärnor fungerar sällan så bra som de kan göra i öppna kontorsmiljöer. I ett tidigare blogginlägg kan du läsa om varför.
  3. Stökigt tar energi. Förra året testade jag att hyra en plats på ett kontor innanför tullarna i Stockholm. Kontoret var mysigt och jag gillade verkligen de andra företagarna som hyrde plats där. Så det var med stor optimism jag flyttade in. Men snabbt märkte jag att jag hade svårt att koncentrera mig. Skrivborden stod tätt vilket gav effekten att det kändes stökigt. Innan min utbrändhet tror jag att jag hade trivts riktigt bra där. Men nu fungerade det inte alls. Istället gav det mig en känsla av att pappershögarna runt om mig bara växte och växte och stal energi. Jag är långt ifrån någon pedant men ordning i både planering och runtomkring mig gör mig lugn.

Har du varit utbränd? Hur påverkar det dig idag? Dela gärna med dig av dina erfarenheter.

 

Öppet kontorslandskap eller enskilt kontor?

Vad har kontorsmiljön att göra med mångfald? Hur ni möblerar och inreder era kontor påverkar hur öppna ni är för olika personligheter och bakgrunder. Vi är alla olika och föredrar att arbeta på olika sätt. En del vill sitta i eget rum och andra tillsammans med kollegor. En mixad kontorsmiljö minskar också stressnivåerna och ger alla anställda förutsättningar att vara som bra som de kan vara.

Numera är det väldigt populärt med öppna kontorslandskap. Men det kan vara bra att veta att ju mer avancerad arbetsuppgift desto viktigare blir det att få sitta tyst och lugnt.

Det finns studier som visar att effektiviteten hos anställda i stora kontorslandskap sjunker med upp till 66 procent jämfört med att sitta själv och jobba. Det har att göra med att för varje gång du blir avbruten i ditt jobb tar det cirka 20-25 minuter att få tillbaka din tidigare koncentration. Dessutom kan en normalstörd* hjärna hålla max 7 saker i huvudet samtidigt. Det innebär att om två personer pratar i telefon är det två saker, att två personer pratar med varandra en till, att det smattrar på flera tangentbord bredvid ännu ett och så vidare. Hur mycket koncentration blir kvar till att fokusera på den svåra uppgiften?  Och hur mycket stress och oro bidrar det till?

Person framför dator som ser trött ut. Hen sitter i ett kontorslandskap.

Det finns såklart fördelar med att dela kontor med andra som jobbar inom samma område. Fördelar som att hjälpa varandra med problem och inspireras till nya lösningar av att höra varandras diskussioner. Här gäller det att matcha behoven hos personalen och arbetsuppgifterna med rätt kontorsmiljö så långt det är möjligt.

För personer med autism eller ADHD kan det vara helt avgörande att ha ett eget rum för att ha ork att vara så bra som man kan vara. Det handlar om att det som upplevs som oproblematiskt bakgrundsbrus för många andra kan äta upp batteriet för många med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. I en stimmig arbetsmiljö blir det sällan någon energi kvar till att utföra själva arbetsuppgiften.

Vill du veta mer om hur du skapar inkluderande arbetsmiljöer som tar tillvara på all kompetens och får personalen att må bättre? Jag kan hjälpa er att ta vara på kompetens och personal genom att arbeta med mångfald.  Dessutom skriver jag just nu en tipsbok om hur företag kan bli bättre på mångfald. Boken kommer i början av hösten.

 

 

 

 

 

Tillgängligt ledarskap minskar sjukskrivningarna

På uppdrag av regeringen presenterade forskningsrådet Forte nyligen en rapport om sambanden mellan arbetsförhållanden, psykisk ohälsa och sjukskrivning. Rapporten visade på skrämmande siffror. Antalen sjukskrivningar på grund av psykisk ohälsa har ökat dramatiskt de senaste åren. Mellan 2012-2014 ökade antalet sjukskrivningar på grund av psykiska diagnoser med 48 %. De utgör nu 40 % av alla sjukskrivningar. Vanligaste diagnosen är akut stressreaktion. Dessutom har sömnbesvären ökat de senaste åren. Sömnbesvären har ökat mer för kvinnor från 7-10 % än för män med 4-5%.

Rapporten efterlyser ett tydligt och inkluderande ledarskap där chefer tar större ansvar för sina anställda. Jag har själv sett stressnivåer minska och samarbetsviljan öka i organisationer som satsat på inkludering och tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar. Att bli tillgängliga kan vara vägen till ett friskare företag med färre sjukskrivningar. Genom att utmana funkisnormen blir företagskulturen tydligare och mer inkluderande för alla anställda. Det har visat sig att organisationer som arbetar med tillgänglighet har ökat trivseln för alla på arbetsplatsen. Därmed har också sjukskrivningarna gått ned.

Vad är då en tillgänglig arbetsplats?

Förutom nödvändig anpassning för olika funktionsnedsättningar finns det ett antal saker som utmärker en tillgänglig och inkluderande arbetsplats:

  • Se individen. Att känna att det är roligt att komma till jobbet på måndag morgon börjar med en känsla av att det betyder något att just du kom. Ett stort problem för psykisk ohälsa är att många anställda inte bemöts för deras rätta kompetens eller har otydliga riktlinjer i sitt arbete. Det kan handla om att uppleva obalans mellan ansträngning och belöning, orättvisa, understimulering med liten möjlighet att använda sin förmåga och utvecklas i jobbet. Men även konflikter på arbetsplatsen samt rollotydlighet kan vara orsaker.
  • Satsa på jämställdhet. Kvinnor är oftare sjukskrivna med psykisk diagnos än män, men om kvinnor och män utsätts för samma påfrestningar i arbetslivet är reaktionerna i form av psykisk ohälsa lika.
  • Ha möten som alla förstår och är involverade i. Det låter som en självklarhet. Men hur många möten har du själv suttit på som inte har känts relevanta, där du har blivit för trött för att koncentrera dig, eller att du upplevt att det inte finns plats för åsikter eller frågor? Tillgänglighet handlar också om tydliga presentationer. Genom tillgängliga möten är death by powerpoint ett minne blott.
  • Gör tillgängliga produkter. Genom att skriva och formge tillgängligt ökar kvaliteten på många produkter. Att se förbättringar i sitt arbete och bli mer motiverad till att stödja varandra ger nöjdare kollegor.
  • Ha roligt tillsammans! Kollegor som känner varandra har lättare att samarbeta. Det blir också lättare att vara sig själv på jobbet: stressad, glad, trött, entusiastisk eller ledsen. Att ha utrymme för att lära känna varandra gör att anställda mår bättre, är mer produktiva och minskar sjukskrivningarna. Regelbundna fikapauser är bra för personer med till exempel ADHD, dyslexi eller mag-och tarmsjukdomar. Men det är bra för hela arbetsplatsen. Till exempel är gemensamma kaffepauser väl värda sin investering. Regelbundna kaffepauser gör att kollegor både har koll på vad den andra arbetar med och hur den personen mår. Det leder till ökat samarbete och färre sjukskrivningar.